D'un de nos blogueurs en anglais, TeddyK :
Il faut l’avouer, les logiciels de comptabilité n’ont pas le même panache que la plupart des programmes grand public, mais si vous gérez une entreprise, cela doit faire bien longtemps que vous n’utilisez plus uniquement de l’encre et du papier. QuickBooks d’Intuit est une série de logiciels conçus pour les propriétaires de petites entreprises, qu’il s’agisse de travailleurs autonomes ou d’entreprises avec des employés. Examinons donc quelle version pourrait vous convenir le mieux.
Les logiciels de comptabilité peuvent être un peu intimidants en raison de toutes les fonctionnalités qu’ils offrent; les logiciels QuickBooks sont des programmes complets qui peuvent être maîtrisés en peu de temps. Mais, la version qui vous conviendra le mieux sera seulement celle qui « parlera votre langage » et qui vous permettra de comprendre ce que vous devez faire avant même de le faire.
Il y a trois versions : EasyStart, Pro et Premier. Il y a un écart de prix assez important entre elles, ainsi que certaines caractéristiques qui les différencient.
EasyStart est la version la plus élémentaire, et elle se concentre principalement sur les besoins de comptabilité plus simples. Elle convient surtout aux entreprises à propriétaire unique, aux entrepreneurs et aux travailleurs autonomes qui n’ont pas besoin d’un service de paie ou d’importer des données de Microsoft Office ou de la banque. EasyStart se concentre surtout sur les estimations, les factures, le suivi des ventes et des dépenses, les taxes et la gestion de fournisseurs.
Si vous gérez une entreprise avec un inventaire de produits, EasyStart ne vous aidera pas parce qu’il n’offre rien pour faire le suivi des entrants et des sortants. Comme vous l’avez sûrement deviné, vous ne pouvez pas non plus créer de bons de commande. À mon avis, EasyStart convient principalement aux travailleurs autonomes qui offrent un service au lieu d’un produit (surtout ceux qui travaillent à la maison). Et à 79,99 $, c’est une bonne solution à un prix abordable.
QuickBooks Pro ajoute les fonctionnalités manquantes mentionnées plus haut. Cette version comporte des fonctions de gestion de comptes créditeurs et de comptes clients, de suivi de l’inventaire, de ventes internationales sous différentes devises, et elle permet l’importation de données à partir de tableaux Excel et des contacts d’Outlook. Si vous êtes travailleur autonome, une entreprise qui vend des produits ou un petit magasin avec peu d’employés, la version Pro pourrait être le meilleur choix pour vous. Jusqu’à cinq postes peuvent utiliser le logiciel en même temps (la version EasyStart est limitée à une installation) pour permettre la collaboration.
Ensuite, il y a la question des rapports. La version EasyStart est limitée à 20 rapports, mais la version Pro est limitée à 100 rapports. Pourquoi est-ce important? Les rapports offrent un aperçu complet du rendement et de la viabilité de votre entreprise. Tout, incluant les revenus, les profits, les pertes, les taxes, l’inventaire, les factures et bien d’autres encore, apparaît sur ces rapports. Essentiellement, tout ce qu’une version de QuickBooks calcule apparaît dans un rapport.
QuickBooks Pro est offert à 149,99 $.
Finalement, il y a la version Premier, qui est juste en dessous de la version Enterprise. Elle peut convenir à une entreprise moyenne, mais est peut-être mieux adaptée pour une petite entreprise avec plusieurs employés et plus d’une succursale. Premier est la seule version à offrir des prévisions de ventes, des analyses, des options supplémentaires pour diffuser les données financières et une fonction d’accès à distance (celle-ci peut entraîner des frais supplémentaires). Premier est actuellement en solde à 299,99 $ jusqu’à demain (2 février).
Il est aussi important de noter que seules les versions Pro et Premier comportent des services de paie, et que vous devez payer des frais supplémentaires à Intuit pour les obtenir. Il y a aussi des coffrets qui comprennent ces deux versions.
Comme tout ce qui a trait aux finances, ces logiciels ne sont peut-être pas amusants, mais obtenir un aperçu précis du rendement de votre entreprise peut être très valorisant; si le rendement est bon.
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